1

综合

1.1

上级关于外事工作的批示规定、通知、管理办法等文件

永久

（针对学校的）

或30年

WS11

1.2

本校外事工作计划、简报、总结、请示、批复等

30年

1.3

本校外事工作会议纪要、各类统计报表、规章制度等

30年

1.4

学校重大外事活动中形成的相关材料

30年

1.5

文号为“广油外”的发文（含发文稿纸）

30年

1.6

其他重要的文件材料

30年

2

出国（境）

保管期限

分类

2.1

因公临时出国（境）人员审批材料及出访报告等材料

30年

WS12

2.2

校领导因公临时出国（境）年度计划、出访总结

30年

2.3

由校领导率团出访、考察、参加会议的批件、代表团名单、出访计划、照片等材料

30年

2.4

出国（境）人员考察、访问材料（邀请函、请示、批复等材料）、学术交流、培训、讲学、合作研究等有关材料

30年

2.5

国际比赛、竞赛的文件材料

30年

3

来校

保管期限

分类

3.1

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料

30年

WS13

3.2

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批文和来往函件

30年

3.3

外国政府官员、各界人士来校参观访问的文件材料

30年

3.4

来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

30年

4

国际合作与会议

保管期限

分类

4.1

中外合作交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

WS14

4.2

本校完成的国际合作项目、成果等材料

永久

4.3

授予外籍人员名誉称号的材料

永久

4.4

学校举办的国际学术会议申报请示、批复、会议总结等有关材料

30年

4.5

合作项目中国外单位完成项目、成果等材料

30年

4.6

双方互赠的礼品、纪念品（归实物档案）

永久

SW13

5

外国留学生、港澳台华侨生工作

保管期限

分类

5.1

外国留学生录取审批材料

永久

WS15

5.2

学籍登记表、学籍卡片

永久

5.3

学习情况、成绩单及评语

永久

5.4

学生名册、毕业生名册

永久

5.5

教学计划、大纲、安排

30年

5.6

学位论文及学位证书复印件

30年